Malin Lundberg

Vice VD, CK Kirurgi

Vad såg ni för möjligheter när ni fick höra om Zymego?

Vi såg flera möjligheter med Zymego:

• Minska antalet obokade tider som inte vi hinner fylla manuellt då vi inte har den funktionen bemannad dygnet runt.
• Förbättra möjligheterna för patienterna att själv styra sin tid genom avboka, omboka och ställa sig i väntelistan för en snabbare tid.
• Minska köerna genom att tillsätta tider med kort varsel utan handpåläggning.
• Minska telefonhanteringen för att justera tider för patienterna.

Vad var det som fick er att ta steget och bli en av de tre första klinikerna att börja med Zymego?

Vi är positiva till förändring och vet att denna tjänsten är unik. Det är ett av vårdens största problem är patienter som uteblir samt även patienter som avbokar med kortvarsel vilket leder till outnyttjad vårdkapcitet.

Vad är det viktigaste resultatet ni har fått av att använda Zymego?

Det som varit mest positivt för oss är att tider som avbokas under helgen fylls på av Zymego under helgen så att vi inte kommer på måndag morgon och har flera obokade tider som då går till spillo. Patienternas största fördel är att de kan önska tidigare tider och att de då inte behöver ringa in och fråga om det finns någon avbokning eller tidigare tid.

Berätta om de utmaningar ni hade innan ni började med Zymego, som gjorde att ni ville börja använda tjänsten.

Utmaningen var den outnyttjade vårdkaciteten pga sena avbokningar och uteblivna patienter.

Vilka överväganden gjorde ni innan ni valde att implementera Zymego?

Vi övervägde om patienterna skulle uppskatta det i och med att det är ytterligare ett system vilket skulle kunna medföra att patienterna upplevde att det blev jobbigt. Vi på kliniken var rörande överens om att det skulle vara positvt.

Vad hade ni för farhågor angående systemet?

Farhågorna för oss var att det var ett nytt system och de barnsjukdomar som kommer med nya system. Självklart var det inte helt smärtfritt eftersom vi var en av de första klinikerna som började använda Zymego, men det finns ett fantastiskt team bakom Zymego och en mycket tillgänglig support så de problem som uppstod var snabbt hanterade och vi har haft möjlighet att påverka och delta i utvecklingen av denna produkt. Datasäkerheten med patientregister var en farhåga som fanns bland ledningen.

Hur lång tid tills ni upplevde märkbar effekt av att Zymego var igång?

För oss tog det ca en månad innan vi kände av effekten och det handlade mest om att patienterna skulle få rätt information så att de kunde använda fördelarna med Zymego.

Hur har ni behövt anpassa ert schema efter att Zymego börjat hantera bokningar? Om ja, på vilket sätt och har det varit positivt eller negativt?

Vi har justerat lite med bokningsunderlagen för att kunna bestämma hur de skulle vara tillgängliga men det har ingen nackdel.

Hur tycker ni att de fungerar att samarbeta med Zymego? Finns det något som är särksilt positivt?

Mycket positivt. Snabba och lösningsfokuserade.

Vilka resultat har ni uppnått genom att använda Zymego?

Vi har säkerställt att vi får intäkter istället för att gå med tomma och outnyttjade tider. Vi har även minskat belastningen på telefonen vilket medfört att vi kunnat justera bemanningen från administration till att istället möta och hjälpa de patienter som har ett annat behov än att boka av, omboka eller ställa sig på kort varsel lista.

Vad tycker patienterna om tjänsten?

Patienterna är nöjda med tjänsten och uppskattar möjligheten att kunna styra sin egen tid och även önska tidigare tider samtidigt som de behåller sin ordinarie tid.

Märker personalen att Zymego hanterar bokningar?

Personalen märker att Zymego fyller tider som avbokas med kort varsel.

Har ni någon särskild händelse ni kommer ihåg när ni insåg att Zymego tillsätter tider automatiskt?

Vi skulle testa att lägga ett nytt schema men la det inte nog långt fram så att helt plötsligt så var flertalet av de tider som vi la ut i schemat bokade och de skapades panik kring att ta bort tider så att ingen fler skulle hinna komma in på vårt testschema.

Har ni något praktiskt exempel på hur Zymego hjälper er mottagning?

Genom att vi inte behöver tillsätta någon som jobbar på helgen för att minimera obokade tider under måndag förmiddag.

Vad skulle du säga till andra kliniker som funderar på att börja använda Zymego?

Vi tycker att fler borde använda Zymego för att minska outnyttjad vårdkapacitet. Vi rekommenderar klinikerna att släppa upp flera bokningsunderlag och vara generösa för att de skall kännas bättre. Begränsar man Zymegos möjligheter så kommer inte effekten vara lika kännbar för kliniken. Vi har släppt upp alla våra bokningsunderlag förutom operationer i narkos då det kräver mer handpåläggning och planering.

‍