Sara De Lima

Verksamhetschef på SöderÖgon

Vilka framgångar eller milstolpar har ni uppnått senaste tiden?

Vi öppnade SöderÖgon för lite mer än två år sedan, då var det VD Maria Kugelberg och jag som var verksamma här. Gradvis har vi skalat upp verksamheten och började utföra gråstarrsoperationer i november 2021. Sedan starten har vi nu opererat nästa 8 000 ögon varav lite fler än 4 300 stycken i år. Vår ögonläkarmottagning växer den med och vi har nu flera ögonläkare med olika inriktning hos oss och i år har vi tagit emot 13 000 besök på mottagningen.

Vad såg ni för möjligheter när ni fick höra om Zymego?

Först och främst att slippa tomma tider men också att minska trycket på administration. 

Vad är det viktigaste resultatet ni har fått av att använda Zymego?

Minskat antal tomma tider på grund av sena avbokningar. Som bonus så slipper vi en hel del samtal från patienter som vill ändra sin tid eftersom de själva kan boka om den via Zymego. 

Berätta om de utmaningar ni hade innan ni började med Zymego, som gjorde att ni ville börja använda tjänsten. 

När vi hade sena avbokningar tidigare så fick en administratör eller sköterska försöka ringa in patienter från en återbudslista som vi hade på papper. Det är ett rätt tidskrävande och inte helt säkert system. 

Vilka överväganden gjorde ni innan ni valde att implementera Zymego?

Om det skulle vara kostnadseffektivt och om det skulle innebära mycket merjobb att starta igång med det. 

Vad hade ni för farhågor angående systemet?

Vi har många olika tidstyper och var rädda att det skulle bli rörigt. Vi var även oroliga om det verkligen skulle gå så smärtfritt som det utlovades eftersom tidigare erfarenheter har visat att det oftast inte är det, men jag kan ju säga att det var smärtfritt i det här fallet. 

Vilka i organisationen hade dessa funderingar och vad gjorde att de ändå ville prova Zymego?

Maria och jag. Men efter den information vi fick så kände vi att Zymego redan tänkt på det. 

Vad gjorde att ni bestämde er för att börja använda Zymego?

Att Ingmar (en av grundarna) själv är läkare och att idén kom ur ett praktiskt problem som han upplevt, samma problem som jag tror att alla inom vården tampas med. Systemet kändes genomtänkt från ett användarperspektiv. 

Hur upplevde ni uppstarten av Zymego?

Det var lite pyssel med att tänka igenom vilka tidstyper som skulle vara med och hur vi strukturerade dem i vårt journalsystem. Men efter det så märkte vi faktiskt inte så mycket av det. 

Hur lång tid tills ni upplevde märkbar effekt av att Zymego var igång?

Några dagar. 

Vad uppskattar ni mest med Zymego?

Enkelheten. Vi märker inte så mycket av Zymego och det är man ju inte direkt bortskämd med tanke på olika IT system som man integrerar i sina journalsystem. Det är ekonomiskt fördelaktigt så klart att inte ha tomma tider i tidboken och framförallt på operation. Våra administratörer märker stor skillnad sedan vi började med Zymego, det är mycket färre samtal gällande ombokningar och manuella väntelistor finns knappt kvar. 

Vad har ni råkat ut för problem med igångsättningen av Zymego?

Jag ändrade namnet på några tidstyper utan att meddela Zymego och då hittar inte systemet tiderna. Nu vet jag att det är så och det har inte varit några problem efter det. 

Hur har ni behövt anpassa ert schema efter att Zymego börjat hantera bokningar? Om ja, på vilket sätt och har det varit positivt eller negativt?

Vi har lagt in några akuttider varje dag som Zymego inte hittar. Innan Zymego så fanns det alltid lite luckor där vi kunde ta emot akuta besök men eftersom luckorna nu oftast fylls av Zymego så har vi inte några sådana tider. Fördelen med att vi själva lägger in akuttiderna är att vi kan lägga dem när det passar oss, oftast i slutet av dagen, och på så vis utnyttja dem bättre. 

Hur tycker ni att de fungerar att samarbeta med Zymego? Finns det något som är särskilt positivt?

Mycket bra. Alltid snabb svarstid de få gånger vi behövt support. 

Vilka resultat har ni uppnått genom att använda Zymego?

Färre tomma tider. 

Vad tycker patienterna om Zymego?

Några gånger i veckan får vi faktiskt feedback från patienter att de använt Zymego och kortat sin väntetid vilket de uppskattar mycket. De flesta tycker att den är bra. Några av våra äldre patienter förstår kanske inte fullt ut hur det fungerar och ringer då till oss så hjälper vi dem. 

Märker personalen att Zymego hanterar bokningar?

Ja, till exempel om läkarna skriver ut sina bokningslistor i början av dagen så kan det blir förändringar under dagen utan att de blir medvetna om det. Ett litet problem är att Zymego är så snabbt, ibland har administratörerna påbörjat en bokning som sedan blir “snodd” av Zymego innan de hinner boka klart. 

Har ni något praktiskt exempel på hur Zymego hjälper er mottagning?

Bättre utnyttjande av resurser. När det är långa väntetider till en viss subspecialitet så har vi nu sällan tomma tider eftersom trycket på återbudstider är stort. 

Vad skulle du säga till andra kliniker som funderar på att börja använda Zymego?

Att de inte behöver vara rädda för att det ska innebära en massa merjobb. Införandet krävde väldigt lite jobb från vår sida jämfört med andra system som man implementerar.

Varför rekommenderar du Zymego?

Jag skulle rekommendera det därför att införandet var väldigt enkelt, vi märker inte av systemet mer än att vi inte har så mycket tomma tider. Det är ju även en möjlighet för patienterna att kunna korta sin väntetid. 

‍